Tesoreria aziendale: perché tante aziende utilizzano ancora Excel (e quali rischi corrono)

Nonostante la crescente disponibilità di Treasury Management System (TMS), molte aziende – soprattutto PMI – continuano a gestire la Tesoreria aziendale attraverso fogli di calcolo Excel. Se da un lato questa scelta può apparire economica e Excel un tool flessibile, dall’altro espone l’impresa a rischi significativi che possono compromettere la solidità finanziaria e la conformità normativa.

Perché Excel è ancora utilizzato nella Tesoreria aziendale?

Sono ancora molte le aziende che utilizzano fogli elettronici per attività critiche come il Cash Flow Forecasting e il Reporting finanziario. E tra i motivi principali, possiamo elencare:

  • La facilità d’uso: Excel è uno strumento familiare, accessibile e che non richiede competenze tecniche specifiche
  • I costi contenuti: nessun investimento iniziale in licenze software o infrastrutture IT
  • La flessibilità: possibilità di personalizzare completamente le analisi in base alle esigenze contingenti
  • La rapidità di implementazione: non servono progetti o il coinvolgimento di consulenti esterni

La gestione del Finance basato su fogli elettronici rappresenta ancora oggi una condizione in cui si trovano le aziende che ancora non hanno avviato progetti di Digital Transformation in area Traesury, con particolare diffusione presso le PMI.

I limiti critici di Excel per la gestione della Tesoreria

Tuttavia, affidarsi esclusivamente a Excel comporta rischi e limiti strutturali che, con la crescita aziendale, possono diventare sempre più evidenti e compromettenti:

  1. Limiti strutturali nella gestione della complessità

Sebbene Excel consenta tecnicamente di gestire ampi dataset, la sua natura di strumento “non relazionale” lo rende vulnerabile quando la struttura della Tesoreria si evolve. All’aumentare dei conti correnti, delle transazioni in valuta e dei flussi intercompany, i file Excel tendono a diventare ipertrofici: crescono ben oltre la loro funzione originaria, diventando troppo pesanti, complessi e instabili per essere gestiti in sicurezza.

A questa ipertrofia si aggiunge la difficoltà nella gestione multiutente: Excel non è progettato per l’accesso simultaneo, rendendo critica sia la fase di inserimento dati che quella di consultazione da parte di più attori del team Finance, con il costante rischio di sovrascritture. Inoltre, lo strumento manca di una reale tracciabilità delle situazioni pregresse: l’aggiornamento di un valore comporta spesso la perdita del dato storico, rendendo impossibile ricostruire l’evoluzione dei flussi nel tempo.

Tutto ciò si traduce in cartelle di lavoro eccessivamente pesanti, collegamenti esterni che rischiano di interrompersi (broken links) e formule stratificate difficili da sottoporre ad audit. In questo scenario, la manutenzione dell’architettura del file finisce per richiedere più tempo dell’analisi stessa, compromettendo la tempestività decisionale.

  1. Alto rischio di errore

L’inserimento manuale dei dati e l’utilizzo di formule non standardizzate espongono a errori di calcolo, duplicazioni e incongruenze. Recenti studi stimano che circa l‘88% dei fogli Excel contiene almeno un errore significativo.

  1. Mancanza di integrazione

Excel non dialoga nativamente con i sistemi contabili (ERP), le piattaforme bancarie o i gestionali aziendali. Questo costringe il Tesoriere ad effettuare continue importazioni ed esportazioni manuali, con evidenti inefficienze e ritardi.

  1. Difficoltà nel controllo e nella governance

I fogli Excel non garantiscono tracciabilità delle operazioni, segregation of duties o meccanismi di alert automatici. Questi sistemi, molto familiari a tanti Tesorieri, presentano limiti significativi, limitate possibilità di evoluzione funzionali e scarsa robustezza architetturale.

  1. Vulnerabilità alla sicurezza informatica

I file Excel possono essere facilmente condivisi, copiati o modificati senza lasciare tracce verificabili. In un contesto in cui la cybersecurity è fondamentale, l’assenza di controlli di accesso strutturati e di crittografia rappresenta un rischio concreto per la riservatezza e l’integrità dei dati finanziari.

  1. Non conformità normativa

Il Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza (D.Lgs. 14/2019) richiede alle imprese di dotarsi di “assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati” per rilevare tempestivamente segnali di crisi. L’adozione di strumenti informativi non è solo utile ai fini della gestione, ma viene anche imposta, in Italia, dal Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza. Excel, da solo, difficilmente garantisce il livello di strutturazione e affidabilità richiesto dalla normativa.

I limiti critici di Excel per la gestione della Tesoreria

Affidarsi esclusivamente a Excel comporta rischi e limiti strutturali che, con la crescita aziendale, diventano ostacoli insormontabili per una gestione finanziaria sicura:

  1. Limiti strutturali e instabilità del dato Sebbene Excel gestisca ampi dataset, la sua natura “non relazionale” lo rende vulnerabile all’aumentare della complessità (più conti, valute, flussi intercompany). I file diventano ipertrofici, pesanti e soggetti a broken links (collegamenti interrotti). La manutenzione dell’architettura del file finisce per richiedere più tempo dell’analisi stessa.
  2. Impossibilità di collaborazione multiutente Excel non è progettato per il lavoro simultaneo. In un team Finance, la mancanza di un accesso concorrente fluido porta a sovrascritture di dati, conflitti di versione e alla proliferazione di file duplicati (“Versione_Finale_v2.xlsx”). Questo rallenta i processi e crea pericolosi silos informativi.
  3. Assenza di storicizzazione e tracciabilità Un limite critico riguarda la gestione del dato pregresso: in Excel, l’aggiornamento di un valore spesso comporta la sovrascrittura definitiva del dato precedente. Senza un database sottostante, è impossibile ricostruire l’evoluzione dei saldi o dei forecast (versioning), rendendo l’analisi degli scostamenti un processo manuale e propenso all’errore.
  4. Alto rischio di errore umano L’inserimento manuale e l’uso di formule non standardizzate espongono l’azienda a errori di calcolo e incongruenze. Si stima che circa l’88% dei fogli Excel contenga almeno un errore significativo, un rischio inaccettabile per chi deve garantire la solidità finanziaria.
  5. Mancanza di integrazione e Governance Excel non dialoga nativamente con ERP o piattaforme bancarie, costringendo a continui export/import manuali. Inoltre, non garantisce la segregation of duties (separazione dei compiti) né tracciabilità (audit trail): non è possibile sapere chi ha modificato cosa e quando.
  6. Vulnerabilità informatica e Non conformità normativa I file sono facilmente copiabili e privi di crittografia avanzata, esponendo i dati a rischi di cybersecurity. Inoltre, il Codice della Crisi d’Impresa (D.Lgs. 14/2019) impone assetti organizzativi adeguati: Excel, da solo, non garantisce il livello di affidabilità e strutturazione richiesto per rilevare tempestivamente i segnali di crisi.

Dall’Excel al TMS: una necessità strategica

L’automazione della Tesoreria attraverso un TMS non rappresenta solo un upgrade tecnologico, ma un vero cambio culturale e di paradigma organizzativo. La Tesoreria assume un ruolo fondamentale non solo nella gestione della liquidità corrente, ma anche nella Pianificazione Finanziaria e nell’anticipazione delle dinamiche finanziarie, spostando il focus alla gestione del Cash Flow come indicatore primario di solidità.

I vantaggi concreti dell’automazione

Un Treasury Management System come Piteco offre:

  1. Centralizzazione dei dati: tutti i conti correnti, i rapporti bancari e i flussi finanziari confluiscono in un’unica piattaforma integrata.
  2. Automazione dei processi: riconciliazione bancaria, disposizioni di pagamento, calcolo automatico degli interessi e delle competenze.
  3. Integrazione con ERP e sistemi bancari: scambio dati in tempo reale con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e altre piattaforme.
  4. Pianificazione Finanziaria strutturata: budget di Tesoreria, Cash Flow preventivo e forecast aggiornati automaticamente.
  5. Sicurezza e tracciabilità: controlli di accesso, audit trail completo, conformità alle normative (ISAE 3402, GDPR)
  6. Reporting avanzato: dashboard interattive e KPI in tempo reale per supportare decisioni strategiche

Quando è il momento di abbandonare Excel?

Se la tua azienda presenta uno o più di questi segnali, è tempo di considerare un’automazione avanzata della Tesoreria:

  • Gestisci più conti correnti o operi con banche diverse
  • Effettui transazioni in valuta estera o hai esposizione a rischi finanziari
  • Hai difficoltà a produrre previsioni affidabili di Cash Flow
  • Impieghi troppo tempo in attività manuali di riconciliazione
  • Non riesci a garantire tracciabilità e Segregation of Duties
  • Devi dimostrare conformità normativa agli organi di controllo

Dalla gestione amministrativa al valore strategico

Excel può essere sufficiente per micro-imprese con operatività limitata, ma per aziende in crescita o con complessità finanziaria significativa, rappresenta un freno alla competitività e un fattore di rischio.

L’adozione di un TMS come Piteco non è solo una questione tecnologica, ma una scelta strategica che trasforma la tesoreria da funzione amministrativa a centro decisionale strategico, capace di supportare il management con dati affidabili, tempestivi e sicuri.

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