Riconciliazione incassi e-Commerce e Marketplace: la soluzione Piteco per l’automazione

Il processo di riconciliazione degli incassi, soprattutto per le aziende che operano nell’e-Commerce o nei marketplace, è diventato sempre più complesso a causa della crescente varietà di canali e modalità di pagamento.

Piteco risponde a questa esigenza con soluzioni gestionali progettate per automatizzare e semplificare il matching dei dati degli incassi.

e-Commerce e Marketplace: quali sono le sfide nella gestione degli incassi?

Le aziende moderne si trovano a dover gestire un’enorme quantità di informazioni provenienti da diverse fonti esterne quali banche, acquirer, gestori di marketplace e corrieri per il cash on delivery. Queste informazioni, spesso frammentate e con formati diversi; devono essere interpretate, trattate e correlate in modo che siano utili ai fini contabili e per la chiusura delle posizioni aperte.

Una delle principali complessità deriva dalla ricezione di global payment, incassi aggregati che necessitano di essere dettagliati e ricondotti alle singole transazioni o agli ordini che li hanno generati. Inoltre, la gestione di resi, commissioni e transazioni legata all’esecuzione degli ordini aggiunge ulteriori livelli di complessità al processo di Data Matching.

Il ruolo chiave di Piteco

Piteco affronta queste sfide attraverso l’integrazione delle funzionalità dedicate al Treasury & Cash Management e all’Intelligent Data Matching. L’obiettivo? Creare un gestore unico degli incassi che consente di automatizzare il matching, integrare i processi, gestirne l’operatività, partendo dagli ordini fino alla gestione degli incassi correlati.

Piteco: gestore unico degli incassi

Il processo di riconciliazione

Il processo tipico supportato da Piteco nell’ambito della Tesoreria aziendale, si sviluppa come segue:

  1. Ricezione e contabilizzazione della movimentazione bancaria: La Tesoreria riceve gli incassi bancari, anche sotto forma di global payment, e produce le registrazioni contabili provvisorie.
  2. Acquisizione dei dettagli dalle controparti: Piteco riceve i dettagli delle transazioni dagli attori esterni (acquirer, trasportatori, marketplace), spesso in formati differenti. Contemporaneamente, il sistema riceve dall’ERP o gestionale aziendale l’elenco degli open items (fatture emesse o ordini in attesa di evasione).
  3. Controllo triangolato, matching e contabilizzazione clienti: Piteco effettua un controllo incrociato tra l’incasso bancario complessivo, il dettaglio fornito dalle controparti e gli open items, determinando quali flussi possono essere processati. In questo processo, Piteco è in grado di leggere ed interpretare i documenti originali delle controparti trasformandoli in dettagli utilizzabili per il matching, assicurando che l’importo totale corrisponda all’importo del bonifico incassato. Nel caso degli ordini, le informazioni validate da Piteco ritornano all’ERP o al gestionale, avviando l’esecuzione e l’emissione delle fatture. Nel caso delle fatture, il risultato del matching consente alla Tesoreria di chiudere i partitari clienti e alla contabilità generale di registrare le scritture contabili di chiusura, con eventuale pareggio automatico dei transitori.
  4. Gestione delle eccezioni e delle tolleranze: Piteco è in grado di gestire situazioni complesse come resi, commissioni non ancora registrate o transazioni in acconto o con piccole differenze (delta). Il sistema può essere configurato per accettare automaticamente differenze entro tolleranze definite, postando il delta a crediti o debiti.

Adattabilità e flessibilità di Piteco

Un punto di forza di Piteco è la sua natura di motore di riconciliazione general purpose. Ciò significa che può essere configurato per supportare le specificità e le peculiarità di ogni singolo processo e dei diversi attori coinvolti.

Questa flessibilità permette alle aziende di affrontare scenari in continua evoluzione e di armonizzare flussi di dati provenienti da fonti sempre nuove.

Benefici della gestione dei processi e-Commerce in Piteco

Grazie a Piteco, l’incasso bancario rimane in attesa di essere elaborato finché non arriva il documento di dettaglio dall’esterno, garantendo che nessun incasso venga tralasciato e che il processo di abbinamento possa essere completato in qualsiasi momento. Analogamente, i dettagli pervenuti in anticipo rispetto all’incasso posso essere elaborati in attesa della conferma finanziaria.

L’allineamento costante tra il sistema di Data Matching e i gestionali aziendali, garantito dalla centralità della piattaforma di Tesoreria, assicura una visione sempre aggiornata e coerente della situazione finanziaria.

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