Storie di Tesoreria: Howden in Italia, il valore di una Tesoreria integrata tra incassi, pagamenti e Forecasting
La crescita porta nuove opportunità, ma anche nuove complessità operative. Lo sa bene Howden, tra i principali broker assicurativi del Paese e parte di uno dei maggiori gruppi assicurativi globali, presente in oltre 50 Paesi. Negli ultimi anni il percorso di espansione del Gruppo in Italia, sostenuto anche da numerose acquisizioni, ha portato la Tesoreria a confrontarsi con un perimetro sempre più ampio: 7 società, 18 istituti bancari e 55 conti correnti, gestiti da una struttura centralizzata con sede a Milano.
In un contesto caratterizzato da elevati volumi di incasso, forte stagionalità dei flussi e stringenti requisiti di compliance, il Treasury Team italiano guidato da Annamaria Castagna ha intrapreso un percorso di evoluzione progressiva per aumentare controllo, efficienza operativa e capacità previsionale.
Una Tesoreria al centro di un business complesso
Il modello operativo di Howden presenta caratteristiche peculiari. Ogni giorno convergono infatti migliaia di incassi legati ai premi assicurativi che devono essere rapidamente riconciliati e successivamente destinati ai pagamenti verso le compagnie assicurative.
Una complessità che non dipende soltanto dai volumi, ma anche dalla elevata frammentazione degli importi: accanto a operazioni di valore rilevante convivono infatti incassi di pochi euro o addirittura di pochi centesimi, provenienti da una base clienti molto eterogenea.
A questo si aggiunge una forte stagionalità. La maggior parte degli incassi si concentra nei primi mesi dell’anno, mentre l’ultimo quadrimestre presenta una dinamica finanziaria differente che richiede una pianificazione attenta per governare eventuali tensioni di liquidità.
Per noi il pagamento puntuale verso le compagnie assicurative è un elemento essenziale», ha spiegato Annamaria Castagna durante il webinar. «Un ritardo potrebbe generare conseguenze significative per il cliente finale e per tutti gli attori coinvolti nella filiera assicurativa.
Dal webinar “La velocità del dato nella gestione del credito: l’esperienza Bauli con Piteco IDM”.
Automatizzare la riconciliazione degli incassi
La prima area di intervento ha riguardato la gestione degli incassi. Con un numero elevatissimo di movimenti giornalieri, il processo di riconciliazione manuale assorbiva tempo e risorse che potevano essere destinate ad attività a maggior valore aggiunto.
Per affrontare questa sfida, Howden ha introdotto la piattaforma Piteco dedicata al data matching e alla riconciliazione automatizzata.
Ogni mattina il sistema acquisisce i flussi di rendicontazione bancaria e avvia i processi di matching con i dati presenti nei sistemi aziendali. Il risultato è un’elevata capacità di riconciliazione automatica già nelle prime ore della giornata.
Le partite non abbinate vengono raccolte in report dedicati e indirizzate alle strutture competenti per le successive verifiche. Un approccio che ha consentito di ridurre drasticamente le attività manuali, velocizzare i processi e aumentare l’affidabilità complessiva delle informazioni finanziarie.
Compliance, sicurezza e governance dei pagamenti
Parallelamente, Howden ha lavorato sulla revisione e ottimizzazione dei processi autorizzativi dei pagamenti.
Operando in un contesto internazionale soggetto a requisiti di Sox Compliance particolarmente rigorosi, il Gruppo aveva l’esigenza di garantire piena tracciabilità delle autorizzazioni, rispettando regole di firma multipla e procedure di controllo formalizzate.
L’adozione di Piteco CBC ha permesso di sostituire processi basati su firme manuali e scambi documentali tradizionali con workflow digitali completamente tracciati.
Oggi l’intero processo autorizzativo è governato attraverso regole configurabili che prevedono firme congiunte e, nei casi più delicati, anche autorizzazioni multiple.
Particolarmente apprezzata dal management è stata la possibilità di approvare i pagamenti tramite applicazione mobile, utilizzando meccanismi di autenticazione avanzata e doppio fattore di sicurezza.
Il risultato è una governance più robusta dei flussi dispositivi, con maggiore rapidità operativa e minore rischio di ritardi nelle autorizzazioni.
Dall’Excel alla Pianificazione Finanziaria Rolling
Il terzo pilastro del percorso di evoluzione della Tesoreria Howden riguarda la Pianificazione Finanziaria.
In passato le attività previsionali venivano gestite prevalentemente tramite fogli Excel e analisi costruite di volta in volta. La crescente complessità del business e il forte obiettivo di digitalizzazione hanno reso necessario adottare un approccio più strutturato e governato.
Partendo dai dati storici e dalle informazioni provenienti dal business, il team Treasury ha costruito un modello di previsione progressivamente affinato nel tempo e integrato nella piattaforma di Tesoreria. Oggi il forecast viene aggiornato quotidianamente e consente di confrontare costantemente dati previsionali e consuntivi, individuando rapidamente eventuali scostamenti.
La disponibilità di una visione prospettica più affidabile ha consentito inoltre di migliorare la relazione con il sistema bancario, anticipando le esigenze di finanziamento e negoziando con maggiore efficacia le forme tecniche più adeguate ai diversi momenti dell’anno.
I risultati
Oggi la Tesoreria di Howden Italia dispone di:
- Riconciliazione automatizzata degli incassi ad alto volume;
- Workflow autorizzativi digitali pienamente tracciabili e conformi ai requisiti SOX;
- processi di pagamento più sicuri e tempestivi;
- maggiore capacità di controllo della liquidità;
- un modello di pianificazione finanziaria rolling integrato nella gestione quotidiana;
- più tempo da dedicare ad analisi e attività a valore.
Per Howden, il percorso non si è tradotto semplicemente nell’introduzione di nuovi strumenti, ma nella costruzione progressiva di una maggiore capacità decisionale. Perché quando una Tesoreria riesce a riconciliare più rapidamente, autorizzare in sicurezza e prevedere con anticipo i fabbisogni finanziari, non si limita a gestire i flussi: contribuisce concretamente alla qualità e alla continuità del business.