Il progetto di Intelligent Data Matching
L'obiettivo: la riduzione significativa dell'attività manuale
Nel 2017 la direzione Credit Management di Iren inizia un articolato progetto di ottimizzazione e automazione dei processi legati alla riconciliazione degli incassi proventi dai mercati Energia, Gas, Servizio Idrico e Ambiente che coinvolge progressivamente 9 società del gruppo distribuite sul territorio nazionale. L’obiettivo è la riduzione progressiva dell’operatività legata all’attività manuale gestita in outsourcing da un operatore esterno.
La complessità del processo di Cash Collection in Iren è determinata dalla presenza di diverse società dislocate in zone geografiche diverse, differenti sistemi gestionali e una grande diversificazione dei canali e metodi di pagamento attraverso cui vengono raccolti gli incassi.
Tipologie di incassi
Oltre agli incassi provenienti da bonifici – che attualmente prevedono il collegamento con oltre 20 banche e 100 conti correnti – il processo di riconciliazione degli incassi delle società del gruppo Iren include:
# bollettini postali bianchi,
# pagamenti provenienti da canali online quali Sisal, Poste, Lottomatica, carte di credito, PagoPA;
# pagamenti da IrenPay, il nuovo servizio di pagamento disponibile grazie all’Open Banking introdotto dalla PSD2,
# pagamenti acquisiti offline da sportelli bancari e POS.
Cash Collection: i volumi gestiti
Le aziende del comparto Utilities, pur condividendo un modello di business comune, hanno caratteristiche differenti per schema organizzativo, composizione della clientela e sistemi di fatturazione. E’ in quest’ambito che la soluzione Piteco IDM – Intelligent Data Matching – dispiega appieno il suo potenziale, fungendo per Iren da elemento di raccordo come concentratore e ottimizzatore dei processi di collection, gestendo tutte le tipologie di incasso, incluse le nuove modalità di incasso online.
# Clienti in anagrafica gestiti in IDM: oltre 6 milioni,
# Partite aperte in anagrafica: circa 5 milioni,
# Bonifici gestititi: 65.000/mese,
# Incassi massivi on-line gestiti: 350.000/mese,
# Incassi acquisiti da file: 125.000/mese,
# Incassi da bollettini postali bianchi: 15.000/mese,
# Abbinamenti giornalieri in IDM: 16.000 automatici, 1.500 manuali.
Piteco IDM riconcilia automaticamente l’80 % degli incassi provenienti dai bonifici dei conti principali
“La volontà di offrire un servizio migliore ai nostri Clienti ci portò nel luglio 2017 a creare un hub dei pagamenti che potesse ridurre i tempi e automatizzare l’acclaramento, permettendo così una rapida e sicura verifica dei pagamenti anche on line!”
Luca Ottolini, Credit Director Iren Mercato SpA
Data Matching: strategie di riconciliazione
La piattaforma Piteco IDM gestisce il processo di riconciliazione dei dati relativi agli incassi delle società del gruppo Iren attraverso sofisticate attività di semantic analysis, normalizzazione e validazione dei dati continuamente alimentate da logiche di autoapprendimento e la successiva applicazione di diverse strategie di riconciliazione.
Applicando algoritmi di machine learning e alimentando un processo continuo di affinamento delle regole di riconoscimento e riconciliazione dei dati, IDM realizza automaticamente il matching tra:
# bonifici con identificazione del cliente ordinante e delle fatture pagate,
# codeline per i bollettini postali,
# fatture singole e multiple,
# fatture di clienti con contratti diversi,
# fatture a saldo, in acconto e scadute.
In presenza di dati complessi e disomogenei, IDM supporta Iren nel processo di Cash Collection realizzando:
# abbinamenti a pari importo e con arrotondamenti entro soglie predefinite,
# abbinamenti in acconto,
# giroconti contabili in caso di incassi Intercompany,
# quadratura degli incassi PSD2 e PagoPa.