Il progetto di Intelligent Data Matching

L'obiettivo: la riduzione significativa dell'attività manuale

Nel 2017 la direzione Credit Management di Iren inizia un articolato progetto di ottimizzazione e automazione dei processi legati alla riconciliazione degli incassi proventi dai mercati Energia, Gas, Servizio Idrico e Ambiente che coinvolge progressivamente 9 società del gruppo distribuite sul territorio nazionale. L’obiettivo è la riduzione progressiva dell’operatività legata all’attività manuale gestita in outsourcing da un operatore esterno.

La complessità del processo di Cash Collection in Iren è determinata dalla presenza di diverse società dislocate in zone geografiche diverse, differenti sistemi gestionali e una grande diversificazione dei canali e metodi di pagamento attraverso cui vengono raccolti gli incassi.

Tipologie di incassi

Oltre agli incassi provenienti da bonifici – che attualmente prevedono il collegamento con oltre 20 banche e 100 conti correnti – il processo di riconciliazione degli incassi delle società del gruppo Iren include:

   # bollettini postali bianchi,
   # pagamenti provenienti da canali online quali Sisal, Poste, Lottomatica, carte di credito,                PagoPA;
   # pagamenti da IrenPay, il nuovo servizio di pagamento disponibile grazie all’Open Banking            introdotto dalla PSD2,
   # pagamenti acquisiti offline da sportelli bancari e POS.

Cash Collection: i volumi gestiti

Le aziende del comparto Utilities, pur condividendo un modello di business comune, hanno caratteristiche differenti per schema organizzativo, composizione della clientela e sistemi di fatturazione. E’ in quest’ambito che la soluzione Piteco IDM – Intelligent Data Matching –  dispiega appieno il suo potenziale, fungendo per Iren da elemento di raccordo come concentratore e ottimizzatore dei processi di collection, gestendo tutte le tipologie di incasso, incluse le nuove modalità di incasso online.

   # Clienti in anagrafica gestiti in IDM: oltre 6 milioni,
   # Partite aperte in anagrafica: circa 5 milioni,
   # Bonifici gestititi: 65.000/mese,
   # Incassi massivi on-line gestiti: 350.000/mese,
   # Incassi acquisiti da file: 125.000/mese,
   # Incassi da bollettini postali bianchi: 15.000/mese,
   # Abbinamenti giornalieri in IDM: 16.000 automatici, 1.500 manuali.

Piteco IDM riconcilia automaticamente  l’80 % degli incassi provenienti dai bonifici dei conti principali

La volontà di offrire un servizio migliore ai nostri Clienti ci portò nel luglio 2017 a creare un hub dei pagamenti che potesse ridurre i tempi e automatizzare l’acclaramento, permettendo così una rapida e sicura verifica dei pagamenti anche on line!
Luca Ottolini, Credit Director Iren Mercato SpA

Data Matching: strategie di riconciliazione

La piattaforma Piteco IDM gestisce il processo di riconciliazione dei dati relativi agli incassi delle società del gruppo Iren attraverso sofisticate attività di semantic analysis, normalizzazione e validazione dei dati continuamente alimentate da logiche di autoapprendimento e la successiva applicazione di diverse strategie di riconciliazione.
Applicando algoritmi di machine learning e alimentando un processo continuo di affinamento delle regole di riconoscimento e riconciliazione dei dati, IDM realizza automaticamente il matching tra:
   # bonifici con identificazione del cliente ordinante e delle fatture pagate,
   # codeline per i bollettini postali,
   # fatture singole e multiple,
   # fatture di clienti con contratti diversi,
   # fatture a saldo, in acconto e scadute.
In presenza di dati complessi e disomogenei, IDM supporta Iren nel processo di Cash Collection realizzando:
   # abbinamenti a pari importo e con arrotondamenti entro soglie predefinite,
   # abbinamenti in acconto,
   # giroconti contabili in caso di incassi Intercompany,
   # quadratura degli incassi PSD2 e PagoPa.