Lettere di Credito in Tesoreria: l’esperienza di Saras
Nel panorama complesso e globalizzato del commercio internazionale, il Trade Finance rappresenta l’insieme di strumenti e tecniche finanziarie volte a mitigare i rischi e facilitare le transazioni internazionali. Tra questi strumenti, le Lettere di Credito (LC) si distinguono come una soluzione tra le più utilizzate.
Ne abbiamo parlato insieme a Giulia De Vendictis, Head of Financial Supply Chain di Saras e a Paolo Valentini, Treasury Solutions Specialist Piteco durante il webinar “Lettere di Credito in Tesoreria: da strumento operativo a leva strategica. L’esperienza di Saras”, disponibile nell’area registrata Piteco.
L’esperienza di Saras dimostra come Piteco sia uno strumento efficace e flessibile, capace di adattarsi alle specifiche esigenze aziendali, ottimizzare i processi e fornire un controllo puntuale e integrato sulle operazioni di Trade Finance.
Il Trade Finance: un ombrello protettivo per il commercio globale
Quando si commercia con l’estero, le aziende si trovano ad affrontare diversi rischi: di trasporto, commerciale, politico, sovrano, di trasferimento, di variazione dei prezzi, documentale/operativo e di cambio. Il Trade Finance interviene fornendo strumenti che coinvolgono intermediari finanziari per soddisfare quattro esigenze commerciali fondamentali:
- Mitigazione dei rischi: trasferire parte del rischio al sistema bancario.
- Esigenze di finanziamento: offrire supporto finanziario alle operazioni.
- Regolamento delle transazioni: facilitare il pagamento e l’incasso.
- Asimmetrie informative: colmare il divario di conoscenza tra le controparti.
Il Trade Finance si divide in due grandi categorie:
- Trade Finance non finanziato: con strumenti principalmente orientati alla mitigazione dei rischi, come le Lettere di Credito e le Garanzie Bancarie.
- Trade Finance finanziato: con soluzioni orientate al finanziamento che possono essere non strutturate (es. Factoring tradizionale o Reverse Factoring) o strutturate (con operazioni più complesse, a lungo termine, spesso con il coinvolgimento di Export Credit Agency, quale l’Export Finance).
Le Lettere di Credito: strumento di pagamento e garanzia
Ne abbiamo parlato anche in questo articolo: le Lettere di Credito nascono primariamente come strumento di regolamento e pagamento, mitigando il rischio commerciale. Offrono al beneficiario (venditore) la certezza di ricevere il pagamento e all’ordinante (acquirente) la garanzia che il pagamento avverrà solo a fronte di documenti conformi agli accordi.
Gestire la Lettera di Credito in Piteco: l’esperienza di Saras
Saras può contare su una gestione efficiente delle Lettere di Credito all’interno del tool di Tesoreria Piteco attraverso la definizione e la scomposizione della LC in eventi distinti, ognuno con un workflow ben definito e personalizzabile:
- Stipula accordo commerciale: definizione dell’accordo commerciale tra le parti che preveda l’utilizzo di credito documentario o Lettera di Credito standby.
- Creazione modello Lettera di Credito in Piteco: creazione del modello standard o personalizzato di LC per ciascuna controparte.
- Registrazione evento di apertura (stato draft): contemporaneamente alla negoziazione della LC con la controparte commerciale, si registra in Piteco un evento di apertura in stato draft. Questa funzione, fondamentale in Saras, permette di pianificare le operazioni e agevolare l’informazione tra tutti gli utenti coinvolti. Consente di superare la gestione su fogli Excel e facilita il passaggio di consegne tra colleghi, garantendo una visione chiara delle LC da prestare o ricevere.
- Richiesta emissione alla banca: l’ordinante richiede l’apertura della LC alla propria banca. In Saras, si è impostato un workflow autorizzativo “in attesa di emissione” (waiting issuance) per monitorare l’avanzamento della richiesta.
- Gestione finanziaria e documentale (dopo emissione): una volta ricevuto il messaggio SWIFT di emissione, si aggiorna lo stato in Piteco. Si generano movimenti previsionali di spesa (apertura, invio SWIFT) e, disponendo delle funzionalità Linee di Credito, si può allocare la LC sulla linea di credito corrispondente. Si archiviano i documenti (es. SWIFT di emissione, richiesta firmata).
- Gestione eventuali modifiche: in caso di richieste di modifica, si inserisce un evento di modifica in stato draft, si gestiscono le spese di modifica e si archiviano i documenti aggiornati.
- Utilizzo della LC: una volta che il beneficiario effettua la prestazione e presenta i documenti, le banche inviano una notifica di utilizzo (conforme o discrepante). In Piteco, si registra l’evento di utilizzo, generando movimenti previsionali di accredito (per export) o pagamento (per import) a scadenza, e scaricando l’utilizzo dalla linea di credito. Questa fase permette anche a Saras di analizzare eventuali discordanze nei documenti presentati e indagarne le ragioni, migliorando potenzialmente la negoziazione dei testi futuri.
- Chiusura a scadenza: l’evento di chiusura è fondamentale per spostare le LC in un elenco di “lettere chiuse” e scaricare la parte inutilizzata dalla linea di credito, mantenendo fruibile e aggiornato il modulo per le operazioni in essere. Questo aspetto è particolarmente utile in realtà come Saras, con un elevato volume di LC.
Saras, le particolarità
Le funzionalità Piteco dedicate alla gestione delle Lettere di Credito offrono a Saras ulteriori funzionalità utili:
- Invio e-mail semi-automatico: notifiche sui passaggi di stato agli uffici competenti (es. Tesoreria, Amministrazione, Back Office.
- Blocco e chiusura fatture nell’ERP: mitiga il rischio di doppi pagamenti (via bonifico e via LC).
- Rating: in Saras viene tracciato il rating dei garanti o delle banche emittenti per le LC e Garanzie attive. Questo è fondamentale per le procedure interne che richiedono un rating minimo.
- Reportistica avanzata: Piteco facilita l’analisi dei volumi (numero di operazioni, importo), l’andamento nel tempo e le commissioni sostenute. Viene prodotta una reportistica finanziaria periodica mensile che permette di osservare l’evoluzione dell’operatività nel tempo e le sue correlazioni con eventi esterni, come quelli geopolitici. L’analisi delle commissioni, inoltre, può essere funzionale a rinegoziazioni con le banche.
Perché usare un Treasury Management System?
L’implementazione di un software di Tesoreria consente di superare l’utilizzo inefficiente di file Excel e l’eccessivo scambio di e-mail, migliorando in modo significativo l’efficacia e l’efficienza della gestione finanziaria. Il TMS permette di pianificare, gestire e rendicontare in maniera chiara, rapida e sicura. Consente di monitorare i volumi e l’andamento delle operazioni, analizzare le variazioni e gli scostamenti, nonché i costi e le commissioni bancarie.
Queste informazioni rappresentano una leva concreta per rinegoziare le condizioni economiche con gli istituti finanziari e, più in generale, per supportare decisioni strategiche di business e legate alla gestione delle risorse.
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