Ottimizza la gestione delle Lettere di Credito con Piteco: un approccio completo per aziende globali
Le attività di Import/Export espongono i clienti a diversi rischi e richiedono strumenti finanziari per sostenere la produzione e la consegna dei beni e dei servizi commercializzati.
Cos’è la Lettera di Credito?
I prodotti di Trade Finance offrono un’ampia gamma di soluzioni lungo il processo di Import/Export che possono essere efficacemente combinate per rispondere alle esigenze dei clienti.
All’interno dei prodotti per il Trade Finance, la Lettera di Credito o Credito documentario consiste in un impegno irrevocabile da parte della Banca Emittente, su mandato dell’Ordinante (Importatore), a eseguire un pagamento a favore del Beneficiario (Esportatore) a fronte della presentazione di documenti specifici, conformi ai termini e alle condizioni definite.
La Lettera di Credito è quindi un sistema di pagamento commerciale internazionale che consente di rispondere in larga parte alle esigenze di sicurezza e di garanzia richieste al tempo stesso dall‘esportatore, dall‘acquirente e dalle rispettive banche.
Si tratta di un sistema affidabile di regolamento per le transazioni commerciali: l’esportatore ha la certezza di incassare il prezzo della merce purché consegni alla banca i documenti conformi alle condizioni del credito; chi importa, ritirando i documenti da lui stesso richiesti in relazione alla merce o al servizio, ha motivo di ritenere che il venditore abbia adempiuto agli obblighi contrattuali.
La gestione delle Lettere di Credito in Tesoreria
La gestione delle Lettere di Credito rappresenta un aspetto cruciale per molte aziende che operano a livello internazionale, specialmente per quelle coinvolte in transazioni commerciali con paesi extra-SEPA.
Piteco digitalizza il processo di gestione di queste complesse operazioni finanziarie, offrendo una soluzione robusta sia per le LC import che per le LC export, monitorandone in maniera tempestiva gli effetti sulla Tesoreria.
Piteco scompone la gestione delle LC in eventi distinti, ognuno con un workflow ben definito e personalizzabile:
- Apertura: il processo inizia con la ricezione dell’ordine di acquisto. La Tesoreria inserisce la LC in Piteco in stato Draft, scegliendo tra template precaricati e assegnando la banca solo dopo un’attenta valutazione dei costi e della disponibilità di fido. Piteco genera automaticamente il testo da inviare alla banca, semplificando la comunicazione. Il workflow include ulteriori passaggi quali l’invio della bozza all’istituto bancario e all’ufficio acquisti, l’approvazione del fornitore e lo stato finale Opened.
- Gestione finanziaria e monitoraggio: l’apertura della LC comporta la rilevazione degli impegni sul fido bancario, con un monitoraggio extracontabile che assicura un allineamento costante. Vengono gestite automaticamente anche le commissioni di apertura, sia fisse che variabili, e le relative registrazioni contabili.
- Modifica: il processo di modifica di una LC è altrettanto strutturato, consentendo variazioni di importo, date di scadenza e wording. Piteco aggiorna gli impegni e calcola le commissioni legate alla modifica, assicurando che ogni cambiamento sia tracciato.
- Utilizzo Clean o Discrepant: Piteco gestisce sia gli utilizzi clean (senza riserve) che discrepant (con riserve). Il workflow include la ricezione e la conferma dei documenti da parte dell’ufficio acquisti, lo scarico degli impegni, il calcolo delle commissioni e la registrazione del pagamento. È possibile abbinare e chiudere le fatture associate a ogni utilizzo, offrendo una visione completa.
- Chiusura e cancellazione anticipata: il modulo prevede eventi dedicati alla chiusura naturale della LC alla scadenza e alla cancellazione anticipata, garantendo l’azzeramento di eventuali affidamenti residui.
Perché gestire le Lettere di Credito con il tool di Tesoreria Piteco?
L’adozione di Piteco per la gestione delle Lettere di Credito porta l’efficienza operativa e il controllo finanziario a un livello superiore. Grazie alle sue funzionalità avanzate, Piteco si posiziona come il partner ideale per ottimizzare l’intero ciclo di vita delle LC, offrendo benefici concreti:
- Centralizzazione e controllo: con Piteco, tutte le informazioni relative alle Lettere di Credito sono consolidate in un unico ambiente. Questo garantisce una visione d’insieme completa e un controllo maggiore su ogni singola operazione, eliminando la frammentazione dei dati e migliorando la governance.
- Automazione dei processi: Piteco snellisce le operazioni grazie a workflow predefiniti e alla gestione automatica di operazioni e registrazioni. Questo non solo riduce drasticamente gli errori manuali, ma ottimizza anche i tempi operativi, consentendo al team Finance di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
- Monitoraggio finanziario preciso e proattivo: Piteco permette una rilevazione extracontabile degli impegni e un calcolo dettagliato delle commissioni, fornendo un monitoraggio estremamente accurato del Cash Management e dei fidi bancari. Questo supporto previsionale sull’impegno derivante dall’apertura e utilizzo delle LC è cruciale per una pianificazione finanziaria efficace.
- Tracciabilità e revisione semplificata: ogni singolo evento, dall’apertura alla chiusura di una LC, è tracciato. Questo crea un “estratto conto” dettagliato per ogni Lettera di Credito, garantendo piena trasparenza e facilità di audit, oltre a permettere un controllo puntuale sull’utilizzo.
- Supporto decisionale strategico: con dati affidabili e sempre aggiornati a portata di mano, Piteco fornisce un supporto per le decisioni finanziarie e commerciali e scelte più informate e strategiche, basate su informazioni precise e in tempo reale, anche per quanto riguarda il controllo dei costi dell’intero ciclo di una LC.
- Efficienza operativa e user experience: Piteco introduce la gestione di template per facilitare il processo di apertura delle LC e permette la segregazione delle attività in base a ruoli e competenze. Il sistema consente il coinvolgimento di tutte le persone autorizzate, che possono verificare lo stato di avanzamento in tempo reale, e facilita la comunicazione automatica verso le controparti.
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